استخدام الملاحظات الداخلية والردود الجاهزة

الملاحظة الداخلية وسيلة لنقل السياق بين الزملاء، بينما الرد الجاهز يساعد على توحيد الإجابات المتكررة. تأكد من نوع الرسالة قبل الإرسال.

قبل البدء

افتح محادثة تستطيع الرد عليها. قد يتطلب إنشاء الردود الجاهزة صلاحية إعدادات، بينما استخدامها يعتمد على إعداد مساحة العمل.

الخطوات

1. 1

   اكتب ملاحظة داخلية

   من محرر المحادثة بدّل إلى وضع الملاحظة الداخلية، ثم اكتب ملخصًا واضحًا للطلب أو الخطوة التالية.

2. 2

   تحقق من نوع الرسالة

   قبل الحفظ راجع أن المحرر ما زال في وضع الملاحظة، وأن المحتوى لا يحتوي معلومات لا يحتاجها بقية الفريق.

3. 3

   اختر ردًا جاهزًا

   عند الرد على سؤال متكرر، افتح قائمة الردود الجاهزة واختر النص المناسب.

4. 4

   راجع قبل الإرسال

   خصص الاسم والتفاصيل وراجع القناة والمستلم قبل إرسال الرد إلى العميل.

5. 5

   حدّث الردود عند الحاجة

   إذا أصبحت صياغة متكررة غير دقيقة، اطلب تحديث الرد الجاهز بدل تكرار تعديلها يدويًا.

تأكد من النتيجة

تظهر الملاحظة داخل سجل الفريق فقط، ويصل الرد الجاهز المعدّل إلى جهة العميل الصحيحة.